Un client peut réserver pendant que la réception aide quelqu'un d'autre. Donnez à l'équipe un préavis suffisant et un moyen clair de vérifier les nouveaux rendez-vous avant l'arrivée du client.
Quel préavis devrions-nous autoriser ?
Choisissez un Préavis minimum qui laisse le temps de préparer la salle et d'informer le prestataire. Il contrôle la proximité d'une heure de début à laquelle un client peut réserver en ligne. Une courte ouverture dans le calendrier n'a pas besoin de devenir une réservation immédiate.
Vous le trouverez sous Règles de réservation dans vos paramètres de réservation en ligne. Suivez Configurer la réservation en ligne pour le chemin complet et les paramètres de localisation. Vérifiez chaque emplacement qui accepte les réservations en ligne.
Où la réception doit-elle regarder ?
Gardez le Calendrier à la bonne date et au bon emplacement, avec les prestataires pertinents visibles. Un filtre ou une vue d'un seul prestataire peut masquer un rendez-vous ailleurs dans l'entreprise. Voir Naviguer dans le calendrier.
Le calendrier se rafraîchit lorsque des modifications de rendez-vous arrivent via sa connexion en direct. Si vous pensez qu'il est obsolète, rafraîchissez et vérifiez la réservation elle-même. Une notification est une incitation à vérifier, pas un substitut à l'enregistrement du rendez-vous.
Ouvrez le rendez-vous pour vérifier son client, son service, son heure et le prestataire assigné. Désignez une personne par quart de travail responsable de transmettre les nouvelles arrivées au bon membre de l'équipe.
Qui reçoit un avis de nouvelle réservation en ligne ?
| Surface | À quoi s'attendre |
|---|---|
| Calendrier | Les réservations apparaissent dans la vue de date, d'emplacement et d'équipe à laquelle vous avez accès. |
| Cloche de notification | Les réservations récentes apparaissent en fonction de votre rôle et de votre accès. Le personnel régulier voit les réservations qui lui sont attribuées. |
| Aujourd’hui | Les réservations en attente de confirmation peuvent apparaître dans la file d'attente de confirmation. Ce n'est pas une liste de toutes les réservations confirmées. |
| Courriel facultatif | Le membre de l'équipe réservé, les propriétaires et administrateurs, ou les adresses que vous indiquez, comme la boîte de réception de l'accueil, selon le choix de l'entreprise. |
Pour choisir qui reçoit les courriels, un administrateur ouvre Paramètres → Réservations → Réservation en ligne et, sous Notifications par courriel, active Envoyer des courriels aux membres réservés, Envoyer des courriels aux propriétaires et administrateurs ou Envoyer des courriels à des adresses précises, puis sélectionne Enregistrer les notifications par courriel. Seule la première option est activée au départ. Une boîte de réception partagée de l'accueil va dans les adresses précises. Voir Recevoir des courriels sur les réservations en ligne.
Ne comptez pas sur l'arrivée immédiate des courriels. Convenez de qui surveille le calendrier pendant le quart de travail.
Comment pouvons-nous vérifier notre configuration ?
Utilisez un client test que vous contrôlez et convenez du test avec la réception. Ouvrez le lien de réservation public sur un téléphone et réservez une heure disponible qui respecte votre règle de préavis. Vos exigences configurées en matière de dépôt ou de carte s'appliquent toujours.
Vérifiez les trois résultats :
- Le téléphone affiche la réservation terminée et sa date, heure et emplacement corrects.
- La réception trouve ce même rendez-vous sur son calendrier et ouvre les détails.
- Le membre du personnel désigné peut voir la réservation, et les personnes choisies pour recevoir le courriel vérifient son arrivée.
Vérifiez également l'expérience en utilisant le propre compte du réceptionniste. La seule vue d'un propriétaire ne prouve pas que la réception reçoit les mêmes avis. Annulez le rendez-vous test par la suite et examinez tout paiement séparément.
Questions fréquentes
Le client a une confirmation, mais je ne peux pas voir la réservation
Vérifiez l'emplacement, la date, les filtres de prestataire et votre accès avant de créer un autre rendez-vous. Actualisez le calendrier et demandez à un administrateur de rechercher la référence originale si elle est toujours manquante.
Un client le jour même doit-il recevoir tous les rappels habituels ?
Non. Un rappel dont l'heure prévue est déjà passée est ignoré. Voir Configurer les rappels de rendez-vous. La confirmation de réservation et la révision de l'équipe sont distinctes des rappels.
Puis-je savoir qu'une réservation est nouvelle juste par sa couleur ?
Utilisez les détails du rendez-vous et la cloche de notification pour vérifier. Les couleurs du calendrier dépendent du paramètre de couleur sélectionné ; elles ne sont pas une alerte garantie pour une nouvelle réservation le jour même.